Cómo cerrar una LLC en Texas: Form 651 y tax clearance

La respuesta corta

Texas es el estado de esta serie con más pasos para cerrar, porque hay dos oficinas: el Comptroller, que cobra el franchise tax, y el Secretary of State, que registra la terminación. El orden importa: primero el Comptroller te da un certificado de que estás al día, y después lo adjuntas al Form 651. Lo general del cierre (banco, Stripe, registros) está en nuestra guía de cómo cerrar una LLC.

Paso 1: decide el cierre y liquida

Como en cualquier estado, primero se decide y se liquida:

1. firma un consentimiento escrito de disolución (tú solo, si eres dueño único; si hay socios, según el company agreement),
2. cobra, paga deudas y cancela contratos a nombre de la LLC,
3. transfiérete el saldo final y anota fecha y monto, porque entra en el último Form 5472.

Paso 2: ponte al día con el Comptroller

La página del Comptroller sobre reinstalar o terminar una empresa fija estos pasos, y los cuatro primeros tienen que estar hechos antes de pedir el certificado:

1. Presenta lo atrasado. Todos los reportes anuales de franchise tax y los Public Information Reports u Ownership Information Reports pendientes.
2. Presenta un reporte final de franchise tax. Cubre desde el día siguiente al fin del período del último reporte anual hasta una fecha dentro de los 60 días de la terminación.
3. Paga cualquier impuesto, multa e interés.
4. Cierra las demás cuentas de impuestos que tengas con el Comptroller.

Si tu LLC nunca superó el umbral de ingresos, probablemente no deba franchise tax, pero el papeleo existe igual. Lo explicamos en LLC en Texas para extranjeros.

Paso 3: pide el certificado de cuenta para terminar

Es lo que muchos llaman "tax clearance". Según la página de certificados y cartas del Comptroller, el Business Organizations Code exige presentar este certificado como prueba de que los impuestos estatales están pagados antes de terminar ante el Secretary of State.

• En línea, por Webfile, si tienes el número de Webfile (XT) de franchise tax. Si se cumplen los requisitos, el sistema te devuelve un PDF que sirve para presentar ante el Secretary of State. Si no, te da la lista de lo que falta. Si no tienes el número XT, el Comptroller indica llamar al 1-800-442-3453.
• Por correo, con el Form 05-359, obligatorio en algunos casos: entidades activas para franchise tax hace menos de un año, las de un grupo combinado, las que tienen una auditoría abierta o reportes muy antiguos pendientes, entre otras.
• Vigencia: el Comptroller dice que el certificado vale hasta el 31 de diciembre del año en que se emite.

Un aviso del Secretary of State: un estado de cuenta impreso desde la web del Comptroller no cumple el requisito. Necesitas el certificado emitido por el Comptroller.

Paso 4: el Form 651

El Certificate of Termination of a Domestic Entity (Form 651) del Secretary of State pide, entre otros datos, el nombre de la LLC, los nombres y direcciones de quienes la gobiernan, el evento que causó el winding up y una declaración de que la liquidación cumplió con el Business Organizations Code.

El Comptroller indica enviar al Secretary of State el certificado, los formularios de terminación y las tasas, en línea por SOSPortal, o por correo si no puedes hacerlo en línea.

Paso 5: registered agent

Mantén el registered agent hasta que el Secretary of State registre la terminación. Recién entonces cancela la renovación. Ver qué es un registered agent.

Paso 6: el IRS

Terminar en Texas no le avisa nada al IRS.

Dueño único extranjero. Presentas el último Form 5472 con la 1120 pro forma. Según las instrucciones del Form 5472, en la 1120 completas nombre, dirección y los ítems B y E, y escribes "Foreign-owned U.S. DE" arriba. En el ítem E marcas "Final return", como piden las instrucciones de la 1120 cuando la entidad deja de existir. La disolución y las distribuciones al dueño son transacciones reportables. Se envía por fax al 855-887-7737 o por correo a la PIN Unit de Ogden. Más en la guía del Form 5472.

Varios socios. Presentas la Form 1065 del último año con "final return" arriba y "final K-1" en cada Schedule K-1, según Closing a business.

La cuenta del EIN. Escribe a Internal Revenue Service, Cincinnati, OH 45999 con el nombre legal, el EIN, la dirección y el motivo. El IRS no cierra la cuenta hasta que estén presentadas todas las declaraciones.

Cómo te ayudamos

En LLC LatAm no formamos LLC en Texas ni tramitamos su terminación ante el Comptroller o el Secretary of State: trabajamos con Wyoming, Nuevo México y Delaware, y no somos contadores de franchise tax. Si cierras la de Texas para empezar en otro estado, formamos la nueva y, en los planes Completo y Anual, preparamos cada año su Form 5472 con la 1120 pro forma si eres dueño único extranjero. Responde cuatro preguntas y te decimos qué plan encaja.