ITIN para extranjeros: qué es, cuándo lo necesitas y cómo sacarlo

Qué es el ITIN y qué no es

Según el IRS, el ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) es un número de 9 dígitos para personas que necesitan un número fiscal federal y no son elegibles para un SSN. El IRS lo emite solo para fines fiscales federales. Un ITIN no:

• te da derecho a beneficios de Social Security,
• cambia tu situación migratoria,
• te autoriza a trabajar en EE. UU.,
• sirve como identificación fuera del sistema fiscal federal.

Es un número de persona física; el EIN es el número de tu LLC.

ITIN vs EIN vs SSN

¿Lo necesitas para tu LLC? Casi nunca al principio

Las instrucciones del Form SS-4 dicen que en la línea 7b va el SSN o ITIN del responsible party, y que se escribe "foreign" o N/A si esa persona no tiene y no es elegible para obtener un SSN o ITIN. Como no residente sin obligación de declarar en EE. UU., normalmente no eres elegible para el ITIN, así que pides el EIN sin él. Lo explicamos paso a paso en EIN para extranjeros.

El IRS es claro: necesitas un ITIN si tienes un propósito fiscal federal y no puedes tener SSN. Un propósito fiscal existe, por ejemplo, cuando:

• estás obligado a presentar una declaración federal de impuestos,
• quieres pedir un reembolso o un beneficio fiscal presentando una declaración,
• debes dar un número fiscal por otro motivo federal.

El IRS agrega que una declaración con todo en cero, en general, no muestra un propósito fiscal, y en ese caso no necesitas el ITIN. Por eso el típico dueño de una LLC unipersonal que solo presenta el Form 5472 con la pro forma 1120 no tiene que sacar ITIN: esa obligación es de la LLC y usa el EIN.

Cuándo sí puede servirte

• Ingresos efectivamente conectados (ECI). El IRS trata a una LLC de un solo dueño como entidad ignorada (disregarded entity). Si la LLC tiene un negocio en EE. UU. que genera ingresos efectivamente conectados, esos ingresos son tuyos y, en general, debes presentar el Form 1040-NR. Ahí sí necesitas ITIN. Que tu actividad genere ECI depende de dónde y cómo trabajas; revisa impuestos de tu LLC.
• Recuperar retenciones. Si te retuvieron impuestos de más (por ejemplo, sobre dividendos o regalías de fuente estadounidense), necesitas presentar un 1040-NR para pedir el reembolso.
• LLC con varios socios. Una LLC con dos o más socios tributa como partnership. Los socios extranjeros reciben un Schedule K-1 y pueden tener retenciones; el W-7 prevé una excepción para este caso (ver abajo).
• Fintech, PayPal y crédito. Algunas plataformas piden un número fiscal personal de EE. UU. para ciertos productos, y algunos emisores de tarjetas aceptan ITIN (dato no verificado: depende de cada empresa y no lo confirmamos en sus páginas oficiales). Ojo: el IRS no emite un ITIN solo para abrir una cuenta o tener crédito; necesitas un propósito fiscal federal real.

Requisitos del Form W-7

El paquete de solicitud tiene tres piezas, según el IRS:

1. Form W-7 completo, con el motivo marcado (por ejemplo, la casilla b: no residente que presenta una declaración federal).
2. Declaración federal de impuestos (Form 1040 o 1040-NR), con el espacio del número en blanco. El IRS escribe el ITIN asignado y procesa la declaración. No la envíes por separado.
3. Documentos de respaldo que prueben tu identidad y tu condición de extranjero (foreign status).

El IRS acepta 13 documentos. El pasaporte es el único documento autosuficiente: si envías un pasaporte vigente (original o copia certificada), no necesitas otro. Sin pasaporte, debes combinar al menos dos documentos, y uno debe tener foto. Todo debe estar vigente al momento de presentar.

Copias certificadas: cuidado con este punto

El IRS exige originales o copias certificadas por la entidad emisora. Una copia certificada es la que emite la propia autoridad que expidió el documento, con su sello oficial. Una copia legalizada por un escribano o notario no es una copia certificada para este trámite (dato no verificado como regla expresa; la definición del IRS se refiere a la agencia emisora). El IRS sugiere consultar en embajadas o consulados. Los originales enviados por correo vuelven a la dirección de la línea 2 del W-7, en general dentro de 60 días.

Las excepciones a la declaración

Si no tienes que presentar una declaración, el W-7 permite pedir el ITIN bajo alguna excepción, con documentación específica:

Las instrucciones aclaran que si estás obligado a presentar una declaración, no puedes usar la Excepción 1.

Cómo presentarlo desde Argentina, México u otro país

Tienes dos caminos:

• Por correo al IRS en Austin, Texas (ITIN Operation), enviando el pasaporte original o una copia certificada. Es gratis, pero te quedas sin pasaporte durante semanas.
• Con un Certifying Acceptance Agent (CAA). Son agentes autorizados por el IRS, en EE. UU. y en otros países, que revisan tu W-7, autentican el pasaporte y te lo devuelven en la cita, y envían el paquete. Cobran honorarios que varían. Un CAA no puede autenticar documentos de dependientes, salvo pasaportes y partidas de nacimiento.

Plazos y notificaciones

El IRS indica que te avisa del resultado en 7 semanas, o en 9 a 11 semanas si presentas en temporada (15 de enero al 30 de abril) o desde el exterior. Las cartas que puedes recibir:

• CP565: te asignaron el ITIN.
• CP566: falta información.
• CP567: rechazado; debes volver a presentar.

Vencimiento y renovación

Si tu ITIN no aparece en ninguna declaración federal durante 3 años fiscales consecutivos, vence el 31 de diciembre del tercer año. Los ITIN asignados antes de 2013 que nunca se renovaron también deben renovarse. Solo tienes que renovarlo si lo vas a usar en una declaración; si solo aparece en formularios informativos como un 1099, no hace falta. Si algún día obtienes un SSN, dejas de usar el ITIN y avisas al IRS.

Qué hacemos y qué no

Formamos tu LLC y tramitamos el EIN sin SSN ni ITIN. No tramitamos ITIN ni somos Certifying Acceptance Agent. Si tu contador determina que necesitas uno, el CAA y el contador son quienes lo gestionan. Mira los planes en precios.