ITIN para brasileiros: o que é, quando você precisa e como tirar

CPF, ITIN, EIN e SSN: cada um no seu lugar

O CPF é o seu número na Receita Federal do Brasil. Nos EUA ele não substitui nenhum número americano, mas aparece em outros contextos: é o número fiscal estrangeiro que você informa, por exemplo, no W-8BEN ou na verificação de algumas plataformas. Do lado americano, existem três números diferentes:

Segundo o IRS, o ITIN serve apenas para fins fiscais federais. Ele não dá direito a benefícios da Social Security, não muda status migratório, não autoriza trabalho nos EUA e não serve como documento de identidade fora do sistema fiscal.

A sua LLC não depende do ITIN

As instruções do Form SS-4 mandam informar na linha 7b o SSN ou ITIN do responsible party e, se ele não tem e não é elegível para obter um desses números, escrever "foreign" ou N/A. Um brasileiro sem obrigação de declarar nos EUA normalmente não é elegível ao ITIN, então o EIN sai sem ele. O passo a passo está em EIN para estrangeiros.

O critério do IRS é ter um propósito fiscal federal (federal tax purpose). Ele existe quando você:

• é obrigado a entregar uma declaração federal de imposto de renda,
• quer pedir restituição ou um benefício fiscal entregando uma declaração,
• precisa informar um número fiscal por outro motivo federal.

O IRS acrescenta que uma declaração com todos os valores zerados, em geral, não demonstra propósito fiscal. Por isso o dono de uma LLC de um sócio que só entrega o Form 5472 com a 1120 pro forma não precisa de ITIN: essa obrigação é da LLC, com o EIN dela.

Quando o ITIN entra no jogo

• Renda efetivamente conectada (ECI). Para o IRS, a LLC de um sócio é uma entidade desconsiderada (disregarded entity). Se ela tiver um negócio nos EUA que gere renda efetivamente conectada, essa renda é sua e, em geral, você entrega o Form 1040-NR, com ITIN. Prestar serviço do Brasil para clientes americanos costuma ser analisado de outra forma; veja impostos da LLC.
• Restituição de retenções. Se houve retenção na fonte americana acima do devido, a restituição exige um 1040-NR.
• LLC com dois ou mais sócios. Ela é tratada como partnership; sócios estrangeiros recebem Schedule K-1 e podem sofrer retenção. O W-7 tem uma exceção específica para isso.
• Fintechs, PayPal e crédito. Alguns produtos financeiros americanos pedem um número fiscal pessoal dos EUA, e há emissores de cartão que aceitam ITIN (dado não verificado: varia por empresa e não confirmamos nas páginas oficiais). O IRS não emite ITIN só para abrir conta ou construir histórico de crédito.

O pacote do Form W-7

O IRS pede três coisas:

1. Form W-7 preenchido, com o motivo marcado (para quem entrega declaração como não residente, a opção b).
2. Declaração federal (1040-NR ou 1040), com o campo do número em branco. O IRS anota o ITIN e processa a declaração. Não envie a declaração separadamente.
3. Documentos que comprovem identidade e condição de estrangeiro (foreign status).

São 13 documentos aceitos. O passaporte é o único que vale sozinho: com um passaporte válido, original ou cópia certificada, você não precisa de mais nada. Sem passaporte, são pelo menos dois documentos, um deles com foto (o RG ou a CNH entram como documento de identidade estrangeiro, dado não verificado quanto à aceitação específica). Tudo precisa estar dentro da validade.

Cópia autenticada em cartório não basta

O IRS aceita originais ou cópias certificadas pelo órgão emissor, com selo oficial desse órgão. A autenticação em cartório brasileiro não é emitida pela Polícia Federal, que emite o passaporte, então não se encaixa nessa definição (dado não verificado como regra expressa do IRS). O próprio IRS sugere consultar embaixadas e consulados. Originais enviados pelo correio voltam para o endereço da linha 2 do W-7, em geral em até 60 dias.

Exceções à declaração

Quem não precisa entregar declaração pode pedir o ITIN por uma das exceções do W-7, cada uma com documentação própria:

As instruções avisam: quem é obrigado a declarar não pode usar a Exceção 1. Vale lembrar que o Brasil não aparece na lista de tratados de imposto de renda do IRS, o que limita os casos de exceção por tratado para brasileiros.

Como pedir morando no Brasil

• Pelo correio, para o IRS em Austin, Texas (ITIN Operation), com o passaporte original ou cópia certificada. Não tem custo, mas o passaporte fica fora por semanas.
• Com um Certifying Acceptance Agent (CAA), agente autorizado pelo IRS que atua nos EUA e em outros países. Ele revisa o W-7, autentica o passaporte na hora e o devolve, e envia o pacote. Os honorários variam. O CAA não autentica documentos de dependentes, exceto passaporte e certidão de nascimento.

O Acceptance Agent comum ajuda a preencher e enviar, mas não autentica documentos.

Prazos e cartas do IRS

O IRS fala em 7 semanas para avisar o resultado, e 9 a 11 semanas na temporada (15 de janeiro a 30 de abril) ou para pedidos do exterior. As cartas:

• CP565: ITIN atribuído.
• CP566: faltam informações.
• CP567: pedido rejeitado; é preciso reenviar.

Se precisar de mais prazo para declarar, o Form 4868 aceita "ITIN TO BE REQUESTED" no campo do número, sem anexar o W-7.

Validade e renovação

Um ITIN que não aparece em nenhuma declaração federal por 3 anos fiscais consecutivos vence em 31 de dezembro do terceiro ano. ITINs emitidos antes de 2013 e nunca renovados também precisam de renovação. Só é preciso renovar se ele for usado em uma declaração; se aparece apenas em informes como o 1099, não. Se um dia você tiver SSN, deixa de usar o ITIN e avisa o IRS.

O que fazemos

Abrimos a sua LLC e tiramos o EIN sem SSN nem ITIN. Não tiramos ITIN e não somos Certifying Acceptance Agent: se o seu contador concluir que você precisa, o CAA cuida do pedido. Veja os planos em preços.